Auf dieser Seite werden der Zweck von Vertragsmanagement-Software, ihre wichtigsten Funktionen, die Arten von Organisationen und Personen, die sie verwenden, sowie die Vorteile der Vertragsautomatisierung erläutert. Verwenden Sie die Links unten, um durch diese Ressource zu navigieren.
Was ist eine Vertragsverwaltungssoftware?
Vertragsmanagement-Software wird verwendet, um die Erstellung, Verhandlung, Unterzeichnung, Erneuerung und Datenanalyse von rechtlichen Verträgen zu verwalten. Sie ermöglicht es Unternehmensteams, Routineverträge in einem einheitlichen Arbeitsbereich selbst zu verwalten, zu vereinbaren und zu verwalten.
Auf dieser Seite werden die häufigsten Fragen, die uns zum Thema Vertragsmanagement begegnen, behandelt und erklärt. Verwenden Sie die Links unten, um in dieser Ressource zu navigieren.
Einführung
Verträge sind ziemlich einfach. Zwei oder mehr Parteien kommen zusammen, um einige Rechte und Pflichten zu übertragen. Sie einigen sich und müssen sich dann an diese Vereinbarung halten. Wenn später etwas schief geht, kann jeder auf den Vertrag zurückblicken, um herauszufinden, was er versprochen hat.
So einfach war der Prozess früher auch: zwei oder mehr Menschen, die ein Stück Papier unterschreiben müssen. In den Tausenden von Jahren, in denen Verträge die Grundlage allen Handels und aller Geschäfte bilden, haben sich einige Dinge kaum verändert, einige aber auch radikal. Die Komplexität von Verträgen hat zugenommen – digitale Lizenzvereinbarungen über mehrere Streaming-Plattformen hinweg zum Beispiel oder komplexe Verträge über Finanzderivate stellen eine echte Herausforderung für Vertragsverfasser dar.
Aber noch wichtiger ist, dass das Volumen und die Häufigkeit von Verträgen nicht mehr wiederzuerkennen sind. Ein Unternehmen wie Deliveroo verwaltet möglicherweise Tausende von Verträgen pro Monat. Wie bei fast jedem anderen Geschäftsprozess bedeutet der Wechsel zu digitaler Technologie anstelle eines analogen, papierbasierten Ansatzes eine Transformation in Bezug auf Effizienz, Geschwindigkeit und Kosten.
Eine große Anzahl von Unternehmen hat jedoch noch keine digitalen Verträge abgeschlossen. Wenn Sie dies lesen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie in den letzten Monaten etwas scannen und unterschreiben mussten, sei es ein Mietvertrag für eine Wohnung oder ein Handyvertrag. Diese Vorgehensweise ist weder notwendig noch effizient, aber sie ist immer noch eher die Regel als die Ausnahme. Allerdings setzen immer mehr Unternehmen auf digitale Lösungen zur Verwaltung ihrer Verträge, wie wir im Folgenden sehen werden.
Zunächst ist es wichtig, den Fachjargon rund um das Vertragsmanagement zu entmystifizieren.
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Terminologie
Vertragslebenszyklus: der gesamte Zeitraum, für den ein Vertrag relevant ist. Wenn zum Beispiel ein Abonnementvertrag über 2 Jahre läuft, dann hat er das Ende seines Lebenszyklus erreicht, wenn dieses Datum erreicht ist und der Vertrag nicht mehr in Kraft ist. Einige Vertragsmanagementsysteme verwenden Warnmeldungen und Updates, um die Benutzer bei der Verwaltung von Verpflichtungen und Verlängerungen zu unterstützen.
Vertragsmanagement-App: Vertragsplattformen bieten größtenteils keine mobilen Apps an. Das liegt vor allem daran, dass sich juristische Dokumente mit ihren vielen Informationen traditionell nicht gut für kleine Bildschirme eignen. Juro konzentriert sich stattdessen darauf, sicherzustellen, dass seine browserbasierte Vertragsautomatisierungsplattform responsive ist und die Zusammenarbeit auf jedem Gerät ermöglicht.
Vertragsmanagement-Workflow: Dies ist der Prozess, durch den ein juristisches Dokument die einzelnen Phasen durchläuft, von der Erstellung über die Zusammenarbeit, die Verhandlung, die Vereinbarung und darüber hinaus, mit dem Input der relevanten Stakeholder zum richtigen Zeitpunkt. Erfahren Sie mehr über den Vertragsworkflow.
eSignature: die Möglichkeit, einen Vertrag digital auf einem Computer, Tablet oder Smartphone zu unterzeichnen.
Integration: eine Funktion der Vertragsmanagement-Software, bei der andere gängige Softwarepakete mit der Vertragsplattform zusammenarbeiten. Zum Beispiel kann ein Salesforce-Benutzer eine Integration nutzen, um einen Vertrag direkt in Salesforce zu erstellen, ohne zu einem anderen System wechseln zu müssen.
Verhandlung: Die verschiedenen Vertragsparteien nehmen Änderungen am Dokument in Echtzeit vor. Wenn keine Vertragsmanagement-Software verwendet wird, könnten die Parteien dies mündlich tun und dann schriftliche Änderungen an dem Dokument vornehmen.
Verpflichtungsmanagement: Sobald ein Vertrag unterzeichnet ist, gelten die darin enthaltenen Verpflichtungen, die zu jedem Zeitpunkt im Lebenszyklus des Vertrags Fristen haben. Die Verwaltung dieser Verpflichtungen ist eine wichtige Aufgabe für die Beteiligten des Vertrags.
Redlines: Früher markierten Korrekturleser Dokumente mit roten Stiften; diese Konvention hat es in die Textverarbeitung geschafft, wo rote Linien typischerweise Texte hervorheben, die während des Bearbeitungsprozesses geändert wurden. In der Vertragsmanagement-Software ist das Redlining der Prozess, durch den Änderungen am Dokument vorgenommen werden, und zwar so, dass sie für nachfolgende Benutzer sichtbar sind.
Vorlage: Anwender von Vertragsmanagement-Software erstellen oft Vorlagen für die gängigsten Dokumente zu ihren Standardbedingungen. Wenn ein Unternehmen zum Beispiel alle neuen Mitarbeiter zu den gleichen Bedingungen einstellt und nur das Gehalt, den Namen, das Anfangsdatum usw. ändert, kann es eine Vorlage verwenden, um das Basisdokument sehr schnell zu erstellen, anstatt es jedes Mal von Grund auf neu zu erstellen.
Versionierung: die Möglichkeit, frühere Versionen eines Vertrags einzusehen, bevor er vereinbart wurde.
Repository: Ein Vertrags-Repository oder eine Vertragsdatenbank ist der Begriff für den Speicherbereich nach der Unterzeichnung, in dem alle Verträge im gesamten Unternehmen gespeichert werden. Er sollte strukturiert und durchsuchbar sein.